Um problema que pode atrapalhar o fluxo de atendimento em uma clínica é a falta do paciente. Saiba como fazer confirmação de consulta odontológica.

Muitos profissionais possuem a agenda bastante disputada e com todos os horários preenchidos, no entanto, no dia do atendimento se surpreendem pela quantidade de pacientes que não compareceram. 

Já passou por essa situação? Então, saiba que alguns detalhes podem fazer toda a diferença para reduzir esse problema! Continue essa leitura, porque hoje conversaremos sobre a importância da confirmação de consulta odontológica e você entenderá como ela pode contribuir para a redução de faltas em seu consultório!

O que é confirmação de consulta?

Confirmação de consulta é um procedimento realizado para que se tenha certeza de que o paciente comparecerá à consulta previamente agendada. É algo frequentemente utilizado nas mais diversas áreas da saúde, inclusive, na odontologia. 

Essa estratégia pode ser realizada por meio de diferentes meios de comunicação e tem o objetivo de otimizar a dinâmica clínica, evitando horários vagos na agenda do profissional e contribuindo com o planejamento adequado da rotina clínica. 

É também uma forma de evitar indisposições entre profissional e paciente diante de algum imprevisto que possa vir a ocorrer e impedir que o paciente compareça, transformando esse fato em um simples “reagendamento” e não uma “falta injustificada”. 

A importância de fazer a confirmação de consulta odontológica

Cada um de nós tem sua agenda pessoal repleta de compromissos e afazeres, por isso o planejamento é importante para todos, ainda que em medidas diferentes. 

Quando um paciente é agendado, um pacto silencioso se dá: paciente e profissional assumem o compromisso de estarem presentes no dia e horário agendado. 

Acontece que até o dia da consulta agendada diversas situações podem ocorrer e impedir que esse acordo seja cumprido como o combinado, seja uma doença, acidente, viagem, urgência pessoal. Além disso, o próprio esquecimento do compromisso pode ocorrer. Tudo isso acontece, faz parte da vida. No entanto, saber com antecedência permite a reorganização da agenda com o mínimo possível de prejuízo diante do inesperado. 

Desse modo, a mensagem de confirmação de consulta é extremamente importante para recordar o paciente sobre o agendamento e, por vezes, oferecer a ele a oportunidade de reagendar a consulta com tempo hábil para que não prejudique o profissional e outro paciente possa ser realocado para o horário vago. 

A confirmação de consulta evita faltas surpresas e promove maior previsibilidade em relação ao dia a dia clínico, consequentemente, influencia positivamente no aproveitamento da hora clínica e diminui os impactos da mudança na agenda sobre o rendimento financeiro do profissional. 

Como fazer Confirmação de consulta odontológica?

Existem diversas formas de se realizar a confirmação de consulta, no entanto, existe algo importantíssimo para que esse procedimento obtenha bons resultados, independente da forma como seja feito: É importante esclarecer ao paciente que a resposta de confirmação da consulta precisa ser sincera e dos impactos negativos para o profissional caso ele confirme e não compareça. 

Apesar de parecer óbvio que a confirmação requer veracidade, muitos pacientes podem não compreender o impacto que sua falta traz para a clínica e confirmam a ida à consulta por receio ou vergonha de dizer que não poderá ir, por exemplo, pois não poderá pagar. 

Desse modo, é significativo explicar ao paciente sobre o que a confirmação de fato significa e que é importante que ele diga quando não for comparecer. 

Dito isso, confira abaixo algumas formas de se confirmar consultas odontológicas com sucesso. 

Utilize plataformas para programar lembretes, como Google Agenda

A programação dos lembretes, independente da forma como eles serão entregues, é uma forma de otimizar a tarefa de confirmação de consulta. O Google Agenda é um serviço de agenda e calendário on-line oferecido gratuitamente pela empresa Google. 

Desse modo, essa interface pode contribuir muito com o controle de agendamentos e confirmação, especialmente quando a clínica ainda não pode contratar softwares mais avançados. Por meio dele é possível adicionar, controlar eventos, compromissos, compartilhar a programação com outras pessoas. 

Confirmação de consulta via WhatsApp

No Brasil, o WhatsApp é o aplicativo de bate-papo mais utilizado, configurando uma ótima ferramenta de comunicação para confirmação de consulta odontológica. 

Além do acesso à disseminação dessa ferramenta pela maioria dos pacientes, é uma forma de se comunicar com ele sem incomodá-lo e permitindo que responda assim que puder, diferente da ligação telefônica. 

Envie e-mails ou SMS de lembrete

O e-mail e SMS é uma forma de se comunicar com o paciente via mensagem de texto de forma concisa, ou seja, curta e objetiva. No entanto, é preciso conhecer o público com o qual se trabalha, pois, muitas pessoas não têm o costume de acessar com frequência o e-mail, bem como outras consideram o recursos de SMS ultrapassado. 

Ligação de confirmação de consulta

A ligação talvez seja um dos métodos que mais foram utilizados para a confirmação da consulta, um ou dois dias antes da data marcada. 

No entanto, essa estratégia requer mais tempo e necessita da disponibilidade do paciente em atender exatamente naquele momento. Além disso, muitas pessoas hoje em dia não atendem chamadas de número que não tenham salvado na agenda e, por isso, a ligação tem sido uma opção mais usada quando não há resposta pelo WhatsApp, por exemplo. 

Sistemas automatizados – prontuário eletrônico

Atualmente, com o avanço das tecnologias digitais, existem no mercado diferentes empresas que possuem softwares capazes de contribuir com a rotina clínica do dentista, reunindo diversas ferramentas importantes desde o armazenamento de prontuários eletrônicos até o controle de estoque e financeiro. 

Dentre as utilidades oferecidas pelos softwares, muitas vezes também está o envio automáticos de mensagens para a confirmação de consulta, a fim de que essa tarefa não precise ser realizada individualmente pela secretária. Algumas empresas conseguem oferecer de forma automatizada inclusive a resposta ofertada pelo paciente e realizações de chamadas. 

Conclusão

É muito importante que, profissional e cliente, compreendam que dentro da dinâmica clínica o tempo perdido por uma falta injustificada é também perda de faturamento, por isso estratégias para evitar esse tipo de problema são fundamentais para o sucesso de cada profissional! 

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